Versiunea în limba germană este obligatorie din punct de vedere juridic.

Acord privind prelucrarea datelor pe seama operatorului (art. 28 RGPD)

Versiunea 2026-10, din: 13 octombrie 2026.

Prezentul acord (denumit în continuare „ADV“) se aplică între Client și furnizorul todo.monster menționat în datele de identificare (Impressum). Clientul este operator (art. 4 pct. 7 RGPD): el decide ce date ajung în todo.monster și în ce scop. Furnizorul este persoană împuternicită de operator (art. 4 pct. 8 RGPD): el stochează și prelucrează aceste date numai pentru Client. Cine sunt părțile și cine le reprezintă rezultă din contractul de utilizare a todo.monster (denumit în continuare „contractul principal“: Condițiile generale de afaceri împreună cu tariful contractat sau un acord-pilot).

Domeniul de aplicare și ordinea de prioritate

(1) todo.monster se adresează numai întreprinzătorilor (§ 14 BGB, Codul civil german). Prezentul ADV se încheie la înregistrare, împreună cu Condițiile generale de afaceri. El devine aplicabil de îndată ce în proiectele, zonele de firmă, căsuțele poștale sau calendarele Clientului se află date ale altor persoane, de exemplu numele unei persoane interesate într-o sarcină, o furnizoare ca expeditoare a unui e-mail sau participanții la o întâlnire. Dacă Clientul prelucrează acolo numai date proprii, prezentul ADV nu generează obligații.

(2) Pentru anumite aspecte, Furnizorul este el însuși operator, și nu persoană împuternicită: pentru contul de utilizator al fiecărei persoane, autentificarea, facturarea, înregistrările privind consimțămintele, securitatea și apărarea împotriva abuzurilor în cadrul Serviciului, programul-pilot și de onboarding și e-mailurile de sistem către titularii de cont. Aceste prelucrări nu fac parte din mandat; ele sunt descrise în declarația de confidențialitate.

(3) În cazul unei contradicții între prezentul ADV și contractul principal, în chestiunile de protecție a datelor prevalează prezentul ADV. Un acord-pilot poate completa prezentul ADV, dar nu poate atenua nicio obligație din acesta.

(4) Obligatorie este numai versiunea germană. Traducerile ajută la înțelegere; în caz de divergențe prevalează textul german.

(5) Clientul încheie prezentul ADV în format electronic (art. 28 alin. 9 RGPD), confirmându-l la înregistrare. Dacă ulterior contractează un tarif de firmă sau un acord-pilot, el confirmă din nou versiunea aplicabilă la acel moment. Pentru fiecare confirmare, Furnizorul stochează versiunea, momentul și o sumă de control a textului confirmat.

§ 1 Obiectul și durata

(1) Furnizorul pune todo.monster la dispoziția Clientului ca software prin internet. Aceasta cuprinde: sarcini și proiecte, înregistrarea timpului, comentarii și atașamente, căsuțe poștale ale firmei, precum și căsuțe poștale și calendare pe care Clientul sau utilizatorii săi le conectează, notificări, conversia IA a unui e-mail într-o sarcină (numai dacă un utilizator o declanșează) și raportări de erori cu captură de ecran. Prin prelucrare se înțelege: stocarea, afișarea, transmiterea către destinatarii aleși de Client (de exemplu trimiterea unui răspuns prin căsuța poștală conectată), realizarea de copii de siguranță, mutarea în coșul de gunoi și acordarea de ajutor în cadrul asistenței. Ce se întâmplă exact cu ce date este descris în Anexa A.

(2) Prezentul ADV este în vigoare atât timp cât contractul principal. El încetează numai după ce datele au fost returnate sau șterse conform § 11.

§ 2 Natura și scopul prelucrării, categoriile de date, persoanele vizate

Ce face Furnizorul cu ce date, în ce scop, despre ce categorii de date este vorba și ce persoane sunt vizate este descris în Anexa A, ordonat după funcțiile Serviciului.

§ 3 Instrucțiuni

(1) Furnizorul prelucrează datele Clientului numai pentru a presta Serviciul conform contractului și numai în modul în care Clientul dispune prin prezentul acord, prin AGB și prin utilizarea Serviciului. Fiecare introducere de date, setare și declanșare a unei funcții în Serviciu constituie o instrucțiune. Numai dacă o lege a UE sau a Germaniei obligă Furnizorul la o altă prelucrare, de exemplu la predarea către o autoritate sau la păstrarea datelor de facturare, acesta se poate abate de la aceasta. În acest caz, el informează Clientul în prealabil, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.

(2) Instrucțiuni sunt, de exemplu: crearea, modificarea sau ștergerea unei sarcini; invitarea unui membru sau a unui invitat; conectarea unei căsuțe poștale sau a unui calendar al unui furnizor terț; pornirea funcției IA pentru un singur e-mail; trimiterea unei raportări de eroare cu captură de ecran; pornirea unui export de date. Furnizorul face atunci exact ceea ce promite funcția și nimic mai mult.

(3) Dacă Clientul dorește ceva ce nu este acoperit de nicio funcție din Serviciu, de exemplu restaurarea unui proiect pe care nu îl mai găsește în coșul de gunoi, el trimite instrucțiunea în formă text (Textform) la support@todo.monster. Instrucțiunile sunt date de Clientul însuși; pentru o firmă din todo.monster, de proprietarul acesteia și de administratorii desemnați în administrarea firmei. Furnizorul confirmă primirea și consemnează ce a executat și când.

(4) Restaurare: proiectele, modulele, sarcinile, căsuțele poștale și calendarele șterse se află în coșul de gunoi pe durata termenului menționat în Anexa B, punctul 3. De acolo, Clientul și utilizatorii săi autorizați le recuperează singuri. Dacă Clientul solicită Furnizorului o restaurare, aceasta constituie o instrucțiune conform alineatului 3. Furnizorul o execută dacă datele mai există din punct de vedere tehnic; el nu poate promite un termen sau un rezultat. Ce date vede Furnizorul în acest proces este descris în Anexa B, punctul 5.

(5) Dacă Furnizorul consideră că o instrucțiune încalcă RGPD sau o altă lege privind protecția datelor, el comunică imediat acest lucru Clientului. Până când Clientul confirmă sau modifică instrucțiunea, Furnizorul o poate lăsa neexecutată.

§ 4 Obligațiile Clientului

(1) Clientul este responsabil pentru faptul că are dreptul de a prelucra datele în primul rând: el are nevoie de un temei juridic, informează persoanele vizate și răspunde la cererile acestora. Exemplu: dacă un angajat al Clientului creează o sarcină cu numele și numărul de telefon al unei persoane interesate, Clientul trebuie să poată justifica acest lucru față de persoana interesată, nu Furnizorul.

(2) Dacă Clientul operează o firmă în todo.monster, el atribuie rolurile (proprietar, administrator, membru, invitat) el însuși și le retrage atunci când cineva părăsește firma. El le comunică utilizatorilor săi că conținuturile lor din zonele de firmă aparțin firmei.

(3) Dacă Clientul sau unul dintre utilizatorii săi conectează o căsuță poștală sau un calendar al unui furnizor terț, de exemplu un cont Microsoft, Clientul a ales acest destinatar. El poartă răspunderea pentru faptul că datele pot ajunge acolo, chiar dacă furnizorul terț le prelucrează în afara Spațiului Economic European (§ 13 alin. 3).

(4) Funcția IA convertește un e-mail într-o sarcină numai dacă un utilizator declanșează acest lucru pentru exact acel e-mail; fiecare utilizator poate dezactiva funcția pentru sine. Clientul decide dacă utilizatorii săi au voie să o folosească și răspunde pentru temeiul juridic față de utilizatorii săi și față de expeditorii e-mailurilor. Propriul său rol în acest context este descris de Furnizor în declarația de confidențialitate.

(5) Nu sunt destinate todo.monster categoriile speciale de date (art. 9 RGPD, de exemplu date privind sănătatea), datele referitoare la infracțiuni (art. 10 RGPD) și datele supuse secretului profesional (§ 203 StGB, Codul penal german, de exemplu dosarele clienților unui cabinet de avocatură). Dacă Clientul dorește totuși ca astfel de date să fie prelucrate, el convine acest lucru în prealabil cu Furnizorul, în formă text.

(6) Clientul menține actualizată adresa de e-mail a contului său, iar în cazul unei firme pe cea a proprietarului firmei. La această adresă se transmit comunicările conform § 7 și § 10.

§ 5 Confidențialitate

Toate persoanele care, în cadrul Furnizorului, pot avea de-a face cu datele Clientului sunt obligate în scris la păstrarea confidențialității sau sunt supuse unei obligații legale de confidențialitate (art. 28 alin. 3 lit. b RGPD). Obligația continuă să se aplice și după încetarea activității lor. Oricum, ele accesează conținuturile Clientului numai în cazurile enumerate exhaustiv în Anexa B, punctul 5.

§ 6 Măsuri tehnice și organizatorice

(1) Furnizorul protejează datele prin măsurile din Anexa B (art. 32 RGPD), de exemplu prin stocarea criptată a textelor sarcinilor și printr-un model de roluri care verifică fiecare solicitare pe partea de server. Aceste măsuri constituie standardul minim asupra căruia părțile convin la încheierea contractului.

(2) Furnizorul poate dezvolta măsurile în continuare, atât timp cât protecția nu se diminuează prin aceasta. Modificările esențiale sunt consemnate; versiunea actuală a Anexei B este disponibilă pe această pagină.

§ 7 Subîmputerniciți

(1) Furnizorul poate recurge la întreprinderile menționate în Anexa C, secțiunea 1, de exemplu la furnizorul de hosting la care rulează baza de date. Prin înregistrare, Clientul autorizează această listă (autorizare generală, art. 28 alin. 2 RGPD).

(2) Dacă Furnizorul dorește să adauge o altă întreprindere sau să înlocuiască una, el transmite în prealabil Clientului un e-mail de sistem la adresa conform § 4 alin. 6 și actualizează Anexa C. Clientul are la dispoziție 30 de zile de la primire pentru a se opune în formă text, din motive de protecție a datelor. Până atunci, schimbarea nu produce efecte față de el.

(3) Dacă Clientul se opune, el poate rezilia contractul principal la data la care schimbarea produce efecte. Returnarea și ștergerea se fac conform § 11.

(4) Și o schimbare a serviciului care furnizează modelul lingvistic pentru funcția IA constituie o schimbare conform alineatului 2, chiar dacă Furnizorul modifică pentru aceasta doar o setare.

(5) Furnizorul impune prin contract fiecărui subîmputernicit aceleași obligații de protecție a datelor pe care le are el însuși în prezentul ADV, în special măsuri de protecție suficiente (art. 28 alin. 4 RGPD). Dacă un subîmputernicit omite ceva, Furnizorul răspunde față de Client pentru aceasta ca pentru o omisiune proprie.

(6) Nu sunt subîmputerniciți destinatarii din Anexa C, secțiunea 2, care nu primesc date din mandat, și serviciile din Anexa C, secțiunea 3, pe care Clientul sau utilizatorii săi le conectează ei înșiși.

§ 8 Asistență în exercitarea drepturilor persoanelor vizate

(1) Dacă o persoană solicită Clientului acces, rectificare, ștergere, restricționare sau portabilitatea datelor sale ori se opune prelucrării (capitolul III RGPD), Furnizorul ajută Clientul să răspundă la cerere (art. 28 alin. 3 lit. e RGPD). Primul mijloc îl constituie funcțiile Serviciului: căutarea și afișarea, editarea și ștergerea conținuturilor, eliminarea membrilor și invitaților și exportul de date (§ 11 alin. 3). Exemplu: dacă un fost partener de afaceri solicită acces, Clientul caută el însuși numele acestuia în proiectele și căsuțele sale poștale. Dacă acest lucru nu este suficient, Furnizorul ajută la cerere, în formă text; pentru aceasta el poate solicita o remunerație rezonabilă în funcție de efort, cu excepția cazului în care cererea se datorează unei erori a Furnizorului.

(2) Dacă o persoană se adresează direct Furnizorului și este vorba de date pe care Furnizorul le prelucrează pentru Client, Furnizorul transmite imediat cererea Clientului și nu răspunde el însuși. Persoanei îi comunică faptul că a transmis cererea.

§ 9 Asistență la îndeplinirea obligațiilor conform art. 32–36 RGPD

Furnizorul ajută Clientul să își îndeplinească obligațiile conform art. 32–36 RGPD (art. 28 alin. 3 lit. f RGPD): la securitatea prelucrării, prin măsurile din Anexa B, în cazul incidentelor de securitate a datelor, prin notificarea conform § 10, și cu informații despre prelucrare, atunci când Clientul efectuează o evaluare a impactului asupra protecției datelor sau trebuie să consulte în prealabil autoritatea sa de supraveghere. În acest sens, el ține seama de ceea ce știe despre prelucrare și de modul în care aceasta se desfășoară. Cererile se transmit în formă text la support@todo.monster.

§ 10 Notificarea încălcărilor securității datelor cu caracter personal

(1) Dacă Furnizorul ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele Clientului, de exemplu un acces neautorizat la baza de date sau o scurgere dintr-o copie de siguranță, el notifică acest lucru Clientului fără întârziere, la adresa conform § 4 alin. 6 (art. 33 alin. 2 RGPD). El notifică atât de rapid încât Clientul să își poată respecta propriul termen de 72 de ore față de autoritatea de supraveghere (art. 33 alin. 1 RGPD).

(2) Notificarea conține, în măsura în care Furnizorul știe deja: ce s-a întâmplat, ce categorii de date și aproximativ câte persoane și câte înregistrări sunt afectate, ce consecințe sunt probabile, ce a făcut și ce propune Furnizorul și cine este persoana de contact la Furnizor (art. 33 alin. 3 RGPD). Ceea ce nu știe încă, el transmite ulterior, de îndată ce află.

(3) Furnizorul securizează imediat datele, limitează prejudiciul și convine pașii următori cu Clientul.

§ 11 Încetarea mandatului, returnarea și ștergerea

(1) Pentru o firmă, mandatul încetează atunci când tariful de firmă sau acordul-pilot este reziliat sau încetează în alt mod, fără ca un alt tarif de firmă să urmeze direct, sau atunci când firma este dizolvată (denumit în continuare „încetarea contractului“). O trecere între tarife de firmă sau de la acordul-pilot la un tarif de firmă nu pune capăt mandatului. Pentru un Client fără firmă, mandatul încetează atunci când acesta își șterge contul; procedura este descrisă în declarația de confidențialitate.

(2) După încetarea contractului, proprietarul firmei poate citi și exporta datele firmei încă 30 de zile. În acest interval, el recuperează singur datele prin exportul firmei. Dacă Clientul dorește, în schimb, ca datele să fie șterse imediat, el comunică acest lucru Furnizorului în formă text; Furnizorul șterge atunci fără întârziere. Astfel, Clientul are posibilitatea de a alege între returnare și ștergere (art. 28 alin. 3 lit. g RGPD).

(3) Exportul firmei este calea de returnare: proprietarul firmei descarcă o arhivă în formate uzuale, lizibile automat (JSON, CSV), cu proiecte, module, sarcini, comentarii, înregistrări de timp, atribuiri, etichete, reguli de recurență, istoricul modificărilor și atașamente. Nu sunt incluse conținuturile căsuțelor poștale ale firmei și ale căsuțelor poștale conectate, calendarele și întâlnirile, facturile și documentele justificative, precum și profilurile altor persoane. Dacă Clientul are nevoie de conținuturi ale căsuțelor poștale sau ale calendarelor, el le solicită în formă text în intervalul de 30 de zile prevăzut la alineatul 2; Furnizorul le pune la dispoziție în termen de 30 de zile de la primire, în măsura în care mai există. Clienții fără firmă folosesc exportul personal de date, cu aceeași întindere, pentru propriile proiecte.

(4) Facturile și documentele justificative pe care Furnizorul le-a emis Clientului în calitate de operator rămân oricând accesibile în cont; ele nu fac parte din mandat.

(5) La 60 de zile de la încetarea contractului, un proces automat de curățare șterge datele firmei, inclusiv coșul de gunoi, în măsura în care nicio lege nu impune o păstrare mai îndelungată. În copiile de siguranță ale furnizorului de hosting, datele sunt suprascrise în alte 30 de zile. O copie de siguranță care conține date șterse se restaurează numai după o cădere; după aceea, Furnizorul execută din nou ștergerile deja efectuate.

(6) Conturile personale ale membrilor și invitaților nu sunt afectate de încetarea contractului; propriile lor date din afara firmei rămân în conturile lor. Nu se șterg datele pe care Furnizorul trebuie să le păstreze în calitate de operator: facturile și documentele justificative (§ 147 AO, § 257 HGB), înregistrările privind consimțămintele și jurnalele de audit fără date de conținut. Pentru aceste date, după încetarea contractului nu se mai aplică prezentul ADV, ci declarația de confidențialitate.

(7) La cerere, Furnizorul confirmă ștergerea în formă text. Până la finalizarea returnării și ștergerii, prezentul ADV continuă să se aplice.

§ 12 Dovezi și contribuții la verificări

(1) Clientul poate verifica dacă Furnizorul respectă prezentul ADV (art. 28 alin. 3 lit. h RGPD). Furnizorul îi pune la dispoziție toate informațiile necesare în acest scop și contribuie la verificările efectuate de Clientul însuși sau de un auditor mandatat de acesta și obligat la confidențialitate.

(2) Verificarea se face pe bază de documente: la cerere, Furnizorul pune la dispoziție versiunea actuală a Anexelor B și C, o autodeclarație privind măsurile din Anexa B, dovezile, rapoartele și certificatele furnizorului său de hosting și ale celorlalți subîmputerniciți ai săi, precum și răspunsuri în formă text la întrebările Clientului. O verificare la fața locului la Furnizor sau la subîmputerniciții săi nu este prevăzută. La verificările unei autorități de supraveghere, Furnizorul contribuie în mod neschimbat.

(3) Furnizorul poate proteja secretele comerciale și datele altor clienți și poate limita informațiile la sistemele și documentele care privesc Clientul.

§ 13 Locul prelucrării și țări terțe

(1) Furnizorul și subîmputerniciții săi din Anexa C, secțiunea 1 prelucrează datele Clientului exclusiv în Germania.

(2) Furnizorul nu transferă nimic, din proprie decizie, într-o țară din afara UE și a Spațiului Economic European. Dacă ar dori vreodată acest lucru, ar fi vorba de o schimbare conform § 7 alin. 2, iar condițiile art. 44 și următoarele RGPD ar trebui îndeplinite.

(3) Situația este diferită în cazul serviciilor pe care Clientul sau utilizatorii săi le conectează ei înșiși la todo.monster (Anexa C, secțiunea 3): căsuțe poștale prin IMAP și SMTP, calendare prin CalDAV, precum și calendare Google și Microsoft. Furnizorul transferă acolo numai ceea ce este necesar funcției, de exemplu o întâlnire creată în Serviciu către calendarul conectat. Dacă un astfel de serviciu prelucrează date în afara Spațiului Economic European depinde de serviciul ales; în cazul Google și Microsoft trebuie să se conteze pe o prelucrare în SUA. Clientul răspunde pentru faptul că acest transfer este permis și că există garanțiile necesare (§ 4 alin. 3).

§ 14 Răspundere și dispoziții finale

(1) Pentru răspunderea părților se aplică clauza de răspundere din Condițiile generale de afaceri. Răspunderea legală față de persoanele vizate conform art. 82 RGPD rămâne neatinsă de aceasta.

(2) Modificările prezentului ADV necesită forma text. Furnizorul îl poate modifica dacă se schimbă prelucrarea, subîmputerniciții sau situația juridică; el informează Clientul prin e-mail de sistem cu cel puțin 30 de zile înainte. Pentru Anexa C se aplică § 7 alin. 2.

(3) Se aplică dreptul german. Instanța competentă este cea din Berlin, dacă Clientul este comerciant (Kaufmann), persoană juridică de drept public sau patrimoniu special de drept public.

(4) Dacă o dispoziție a prezentului ADV este lipsită de validitate, celelalte rămân valabile; în locul ei se aplică reglementarea legală.

Anexa A: Obiectul prelucrării

1. Funcții și scopuri

Furnizorul prelucrează datele Clientului pentru a pune la dispoziție următoarele funcții pentru Client și firma sa. O funcție prelucrează date numai dacă Clientul sau utilizatorii săi o folosesc.

2. Categorii de persoane vizate

• Clientul însuși, precum și proprietarul, administratorii și membrii firmei sale (angajați, contractanți, mandatari).
• Invitații în proiecte și persoanele externe invitate: persoane fără loc propriu în firmă, pe care Clientul sau utilizatorii săi le invită în proiecte, inclusiv cele a căror invitație este încă deschisă. Conținuturile lor din proiectele Clientului sunt date ale Clientului. Pentru propriul lor cont de utilizator la todo.monster, ele sunt utilizatori ai Furnizorului; pentru acesta se aplică declarația de confidențialitate.
• Expeditorii și destinatarii e-mailurilor din căsuțele poștale ale firmei și din căsuțele poștale conectate, precum și persoanele menționate în mesaje.
• Participanții la întâlnirile din calendar.
• Clienți, parteneri de afaceri, furnizori și alți terți ale căror date sunt înregistrate de utilizatorii Clientului în sarcini, comentarii, atașamente, înregistrări de timp, note privind aplicațiile sau capturi de ecran.

3. Durata

Prelucrarea durează atât timp cât contractul principal, până la returnarea sau ștergerea conform § 11. În cadrul duratei se aplică termenele din Anexa B, punctul 3 pentru coșul de gunoi și pentru jurnale.

Anexa B: Măsuri tehnice și organizatorice (art. 32 RGPD)

Măsurile sunt descrise după locul lor: în Serviciu (dezvoltat și operat de Furnizor), la furnizorul de hosting (prin subîmputernicitul din Anexa C, secțiunea 1) sau organizatoric la Furnizor. Furnizorul garantează numai măsuri care sunt implementate.

1. Confidențialitate

• Acces fizic și acces la sistem la furnizorul de hosting: Serverele se află în centre de date ale furnizorului de hosting din Germania, cu protecție a accesului fizic și control al accesului conform conceptului de securitate al acestuia; Furnizorul îl pune la dispoziție la cerere, ca dovadă (§ 12). Furnizorul însuși nu are acces fizic.
• Accesul la Serviciu: Autentificare cu adresă de e-mail și parolă sau prin link de autentificare trimis la adresa de e-mail înregistrată. Parolele sunt stocate numai ca hash; parolele noi trebuie să îndeplinească cerințe minime și sunt verificate în raport cu scurgerile de date cunoscute, fără ca parola să părăsească Serviciul. Încercările de autentificare sunt limitate per adresă expeditoare și per cont. Sesiunile expiră după două ore fără activitate; cookie-urile de sesiune sunt valabile numai prin HTTPS și sunt inaccesibile scripturilor. Tokenurile de acces ale aplicației mobile și ale interfeței de programare expiră după 30 de zile și pot fi revocate oricând.
• Accesul în cadrul Serviciului: Model de roluri per firmă (proprietar, administrator, membru, invitat) și per proiect; fiecare acces de citire și de scriere la sarcini, proiecte și firme este verificat de server în raport cu reguli centrale de autorizare. Un cont de administrare al Furnizorului nu poate citi descrierile, comentariile, atașamentele, conținuturile căsuțelor poștale și ale calendarelor; ceea ce vede este enumerat exhaustiv la punctul 5.
• Separare: Datele tuturor clienților se află într-o bază de date comună și sunt separate logic prin atribuirea la firmă și proiect; această atribuire este stabilită de server și nu este preluată niciodată dintr-o solicitare. Dezvoltarea, testarea și producția sunt sisteme separate; mediul de dezvoltare este protejat suplimentar printr-o blocare a accesului și nu conține date de producție.
• Criptarea datelor stocate: Titlurile și descrierile proiectelor și sarcinilor, comentariile, subiectul și textul e-mailurilor, conținuturile întâlnirilor, precum și datele de acces ale căsuțelor poștale și calendarelor conectate sunt stocate criptat pe partea de server (AES-256); parolele sunt stocate numai ca hash Argon2id. Este o criptare pe partea de server, nu o criptare end-to-end: Furnizorul poate accesa datele din punct de vedere tehnic; când face acest lucru este descris la punctul 5.
• Criptarea transmisiei: Serviciul este accesibil numai prin HTTPS (redirecționare și HSTS); conexiunile către căsuțele poștale, calendare, modelul lingvistic, serverul de raportare și serviciul de plată sunt criptate la nivel de transport.
• Confidențialitatea persoanelor: Toate persoanele care, în cadrul Furnizorului, au acces la sistemele de producție sunt obligate în scris la confidențialitate.

2. Integritate

• Controlul introducerii datelor: Modificările aduse sarcinilor sunt consemnate într-un istoric, cu editor, moment, valoare veche și valoare nouă. Acțiunile de administrare din firmă (roluri, invitații, căsuțe poștale, dizolvare) sunt înregistrate în jurnalul de audit al firmei. Autentificările sunt consemnate cu moment, adresă expeditoare și client. Accesările Furnizorului conform punctului 5 sunt jurnalizate.
• Protecția aplicației: Protecție împotriva solicitărilor falsificate (CSRF) prin token de sesiune; curățarea pe partea de server a intrărilor formatate; mascarea consecventă a ieșirilor; anteturi de securitate împotriva încorporării în pagini străine și împotriva ghicirii tipului, precum și pentru controlul referrer-ului. Atașamentele sunt acceptate numai dacă extensia fișierului și tipul de conținut detectat corespund; ele sunt stocate sub nume aleatorii în afara webroot-ului și sunt livrate cu o politică de securitate izolatoare. Fotografiile de profil sunt recodificate fără metadate.
• Controlul transmiterii: Datele părăsesc Serviciul numai către entitățile menționate în Anexa C și numai în întinderea descrisă acolo; către modelul lingvistic nu se transmit atașamente, către serviciul de plată nu se transmit date de conținut; datele contabile și bancare ale Furnizorului nu părăsesc sistemul. Accesările de administrare și la baza de date ale Furnizorului se fac prin interfața de administrare a furnizorului de hosting și prin conexiuni criptate.
• Procesul de dezvoltare: Fiecare modificare a Serviciului trece, înainte de livrare, prin teste automatizate, printre care teste de contract pentru regulile de autorizare, criptare și limitele modulelor, și este integrată în mod trasabil. Livrarea se face reproductibil, ca imagine de container; mesajele de eroare nu sunt niciodată afișate în browser în producție.

3. Disponibilitate, reziliență și ștergere

• Copii de siguranță: Baza de date și stocarea fișierelor sunt salvate de furnizorul de hosting; copiile de siguranță sunt păstrate până la 30 de zile și apoi suprascrise.
• Restaurare: Aplicația rulează ca stivă de containere cu procese separate pentru web, planificare temporală și activități în fundal; un mod de mentenanță oprește Serviciul în mod controlat pe durata unei restaurări. Un punct final de stare permite monitorizarea.
• Reziliență: Limitarea solicitărilor per adresă expeditoare și cont pentru autentificare, înregistrare, invitații, accesări de scriere prin interfața de programare și funcții de administrare; limite de dimensiune, număr și stocare pentru atașamente; contingente lunare pentru funcția IA.
• Coș de gunoi: Proiectele, modulele, sarcinile, căsuțele poștale și calendarele șterse sunt inițial doar marcate ca șterse și sunt eliminate definitiv numai după un termen configurat (valoare implicită 30 de zile, limită inferioară o zi); e-mailurile șterse rămân 45 de zile în coșul de gunoi al căsuței poștale. Până atunci, utilizatorii autorizați le recuperează singuri. Fișierele atașate orfane sunt eliminate zilnic.
• Termene pentru jurnale și ștergere: Notificări 30 de zile; jurnalele sincronizării căsuțelor poștale și calendarelor trei zile, în caz de erori șapte zile; arhive de export 24 de ore; jurnale de autentificare 90 de zile; jurnalul de utilizare a funcției IA 90 de zile; jurnalele de audit ale firmei și ale restaurării trei ani, jurnalul de audit al facturării zece ani (păstrare fiscală); adresa IP a consimțămintelor până la încetarea contractului plus trei ani; capturile de ecran ale raportărilor de erori 90 de zile; jurnalele aplicației 30 de zile.
• Angajamentul de disponibilitate: Disponibilitatea Serviciului este reglementată de Condițiile generale de afaceri, nu de prezentul ADV.

4. Proceduri de verificare periodică

• Verificare automată periodică a faptului că datele care trebuie stocate criptat sunt stocate criptat și reconciliere periodică a stocării atașamentelor cu baza de date.
• Teste automatizate la fiecare modificare; instrucțiuni documentate pentru livrare, rotația cheilor, modul de mentenanță și incidente.
• Modificările aduse măsurilor din prezenta anexă sunt documentate (§ 6 alin. 2).
• Protecția datelor în mod implicit: funcția IA rulează numai dacă un utilizator o declanșează pentru un e-mail și poate fi dezactivată per utilizator; raportările de erori cu captură de ecran sunt trimise numai la declanșarea de către utilizator; căsuțele poștale și calendarele sunt conectate numai dacă un utilizator le conectează; fotografiile de profil sunt vizibile numai persoanelor cu un proiect comun sau o firmă comună.

5. Accesul Furnizorului la datele Clientului (regula de acces)

Angajații Furnizorului nu consultă în mod curent conținuturile Clientului. O persoană accesează numai dacă există un motiv (o instrucțiune a Clientului sau un incident de securitate ori de operare), numai în măsura necesară, iar fiecare acces este jurnalizat. Prelucrarea automată de către Serviciu conform Anexei A nu este afectată de aceasta. Alte accesări decât următoarele nu există:

• Restaurare (§ 3 alin. 4): La cererea Clientului, un cont de administrare al Furnizorului cu drept de restaurare vede numele de utilizator, adresa de e-mail, starea și momentul ștergerii utilizatorului vizat, precum și numele proiectelor și modulelor sale, titlurile sarcinilor sale și momentele ștergerii înregistrărilor șterse. Nu sunt vizibile descrierile, comentariile, atașamentele, înregistrările de timp, precum și conținuturile căsuțelor poștale și ale calendarelor. Fiecare restaurare este jurnalizată cu persoana care o execută și momentul.
• Diagnosticare în cadrul asistenței: La cererea Clientului, un cont de administrare al Furnizorului vede calitățile de membru, invitațiile și conexiunile căsuțelor poștale ale firmei (nume de host, stare, momentul ultimei preluări), nu conținuturile mesajelor. Fiecare diagnosticare este consemnată în jurnalul de audit al firmei înainte de afișare.
• Raportări de erori: Capturile de ecran și descrierile pe care un utilizator le trimite prin funcția de raportare a erorilor sunt văzute de Furnizor pentru a remedia eroarea raportată; ele sunt șterse după termenul de la punctul 3.
• Operare și securitate: Acces la baza de date, la stocarea fișierelor și la jurnale pentru a remedia o perturbare, a investiga un incident de securitate sau a executa o instrucțiune. Motivul este documentat; Furnizorul vede conținuturile Clientului numai în măsura în care motivul o impune.

Anexa C: Subîmputerniciți și alți destinatari

1. Subîmputerniciți (§ 7 alin. 1)

2. Destinatari în afara mandatului

Următoarele entități nu primesc date din mandatul Clientului. Furnizorul le folosește în calitate de operator, pentru scopuri proprii; ele sunt menționate aici numai pentru delimitare, detaliile sunt în declarația de confidențialitate. Datele contabile și bancare ale Furnizorului sunt prelucrate în cadrul Serviciului și nu sunt transmise niciunui alt destinatar.

• Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Țările de Jos: procesarea plăților pentru tarifele cu plată. Mollie primește numele și adresa de e-mail ale contului de facturare și datele de plată, nu date de conținut; la procesarea plăților, Mollie acționează ca operator independent.
• EU-Captcha (Myra Security GmbH, München): protecție împotriva roboților la înregistrare și în formularul de contact; se transmit adresa IP, identificatorul browserului și tokenul captcha ale persoanei care se înregistrează sau care scrie. Verificarea este o prelucrare a Furnizorului în calitate de operator.
• Have I Been Pwned (api.pwnedpasswords.com, operat de Troy Hunt, Australia): la setarea unei parole se transmite un fragment scurt al unei valori hash, niciodată parola și niciun identificator al persoanei; o asociere cu o persoană nu este posibilă.

3. Servicii terțe mandatate de Client

Dacă Clientul sau un utilizator al Clientului conectează unul dintre următoarele servicii la todo.monster, Clientul a ales el însuși acest serviciu și se află într-un raport contractual propriu cu acesta. Serviciul respectiv nu este subîmputernicit al Furnizorului; Furnizorul transferă acolo numai ceea ce este necesar funcției și preia de acolo ceea ce utilizatorul a autorizat (§ 13 alin. 3).

• Căsuțe poștale prin IMAP și SMTP la furnizorul de e-mail al Clientului sau al utilizatorului: preluarea și trimiterea mesajelor cu datele de acces pe care utilizatorul le înregistrează.
• Calendare prin CalDAV (de exemplu Nextcloud sau Fastmail): sincronizarea întâlnirilor cu datele de acces pe care utilizatorul le înregistrează.
• Google Calendar (Google LLC, respectiv Google Ireland Limited): utilizatorul se autentifică direct la Google și acordă acolo autorizarea; Furnizorul citește întâlnirile din calendarele alese și transmite către Google întâlnirile create sau modificate în Serviciu. Prelucrare în mod obișnuit și în SUA. Disponibil numai în măsura în care Furnizorul a activat funcția.
• Calendar Microsoft (Microsoft Corporation, respectiv Microsoft Ireland Operations Limited) pentru conturi Microsoft private: utilizatorul se autentifică direct la Microsoft și acordă acolo autorizarea; Furnizorul citește întâlnirile din calendarele alese și transmite către Microsoft întâlnirile create sau modificate în Serviciu, împreună cu participanții lor, Microsoft putând trimite invitații. Prelucrare în mod obișnuit și în SUA.

Pentru Google și Microsoft este valabil: garanțiile care asigură transferul în SUA depind de raportul contractual pe care Clientul sau utilizatorul său îl are el însuși cu serviciul respectiv (§ 4 alin. 3).

Dacă utilizatorul întrerupe conexiunea, Furnizorul șterge datele de acces și tokenurile de acces; mesajele și întâlnirile deja preluate rămân în Serviciu până când utilizatorul le șterge sau până când contul, respectiv firma, este eliminat(ă).