Projektzeiterfassung, die an der Aufgabe hängt

Warum Projektzeiterfassung an der Aufgabe statt im Extra-Tool?

Am 31. sitzt du vor dem Kalender und rechnest zurück. Dienstag waren es zwei Stunden für die Kundin aus Bremen, oder waren es drei? So läuft es, wenn Zeiterfassung ein zweites Programm ist. todo.monster erfasst die Zeit dort, wo du die Arbeit ohnehin planst: an der Aufgabe im Tagesplan. Die Aufgabe kennt ihr Projekt und ihre Schätzung. Die erfasste Zeit steht am Monatsende im Zeitbericht des Projekts, ohne dass du sie überträgst. Wir halten ein getrenntes Zeiterfassungstool für den falschen Ort, weil es die Zeit von der Arbeit trennt.

Wie Sunsama das löst, steht im Vergleich mit Sunsama.

So funktioniert die Zeiterfassung mit Projektzuordnung

1. Aufgabe anlegen. Jede Aufgabe gehört zu einem Projekt und bekommt einen Tag im Tagesplan. Die Projektzuordnung ist erledigt, bevor die erste Minute läuft.
2. Timer starten oder Minuten nachtragen. Der Timer läuft an der Aufgabe, für die du zuständig bist. Warst du beim Kunden ohne Laptop, trägst du die Minuten später an der Karte ein.
3. Erfasst neben geplant. Die Karte zeigt die erfassten Minuten neben der Schätzung. Nach ein paar Wochen weißt du, welche Art Aufgabe regelmäßig länger dauert als gedacht.
4. Zeitbericht je Projekt und Monat. Erledigte Aufgaben mit erfasster Zeit, Tagessummen, abrechenbare Stunden getrennt ausgewiesen.

Abrechenbare Zeiten und Stundenkontingente

Jede Aufgabe trägt eine Markierung: abrechenbar oder nicht. Der Zeitbericht summiert die abrechenbaren Stunden getrennt. Das ist die Zahl, die auf die Rechnung oder den Stundennachweis kommt. Ab Pro lädst du den Bericht als CSV herunter, mit erledigten Aufgaben, Datum und Stunden, und übernimmst ihn in dein Rechnungsprogramm. Bei einem Retainer von zum Beispiel 20 Stunden im Monat zeigt dir der Monatsbericht die Stunden der erledigten Aufgaben und damit, wie viel vom Kontingent verbraucht ist. Die Billability deines Projekts, also der Anteil der abrechenbaren an den erfassten Stunden erledigter Aufgaben, liest du an den beiden Summen ab.

Zeiterfassung für Selbstständige und Freelancer

Schichtpläne und Urlaubsverwaltung spielen für dich keine Rolle. Die Frage, die zählt: Wohin ist die Woche gegangen? Im Free-Tarif erfasst du Zeiten für bis zu 5 eigene Projekte, dauerhaft kostenlos. Pro ergänzt den CSV-Export, eigene Postfächer und wiederkehrende Aufgaben. Titel und Beschreibungen deiner Aufgaben liegen verschlüsselt in der Datenbank, auf Servern bei Mittwald in Deutschland.

Was wir speichern und wie lange, steht im Datenschutz.

Was todo.monster nicht ist: eine Arbeitszeiterfassung nach Arbeitszeitgesetz

todo.monster erfasst Projektzeit: wofür Arbeitszeit verwendet wurde. Beginn, Ende und Pausen des Arbeitstags, wie sie das Arbeitszeitgesetz von Arbeitgebern verlangt, erfasst es nicht. Wer beides braucht, nutzt todo.monster für Projekte und Abrechnung und daneben ein Arbeitszeitsystem für die gesetzliche Pflicht.