Prawnie wiążąca jest wersja niemiecka.

Polityka prywatności

Stan na: 20 października 2026 r. Wiążąca jest wyłącznie wersja niemiecka; tłumaczenia służą jedynie zrozumieniu.

Niniejsza polityka informuje Cię, jakie dane osobowe przetwarzamy w todo.monster (dalej „Usługa”), w jakim celu, na jakiej podstawie, kto je otrzymuje i jak długo je przechowujemy. „lit. a” do „lit. f” oznacza art. 6 ust. 1 RODO.

1. Administrator i kontakt

Coozinha UG (haftungsbeschränkt), Sonnenallee 26, 12047 Berlin, Niemcy, reprezentowana przez dyrektora zarządzającego Jana Kube. Rejestr handlowy: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 239912 B. E-mail: support@todo.monster.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; nie jesteśmy do tego zobowiązani. Pytania dotyczące ochrony danych i wnioski dotyczące Twoich praw kieruj na adres support@todo.monster.

2. Zakres obowiązywania i role

Niniejsza polityka dotyczy strony internetowej i aplikacji internetowej pod adresem todo.monster. Usługa jest skierowana do przedsiębiorców, a nie do osób niepełnoletnich; umowy zawieramy wyłącznie z osobami, które ukończyły 18 lat.

Jesteśmy administratorem w odniesieniu do Twojego konta, logowania, bezpieczeństwa Usługi, rozliczeń, wsparcia, wiadomości systemowych i programu pilotażowego.

Jesteśmy podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO) w odniesieniu do treści, które klient firmowy i jego członkowie przetwarzają w obszarach firmowych: projekty, zadania, komentarze, załączniki, rejestracja czasu pracy, firmowe skrzynki pocztowe, kalendarze firmowe oraz konwersja AI z firmowych skrzynek pocztowych. Administratorem jest klient firmowy; podstawą jest umowa powierzenia przetwarzania danych (ADV), którą każdy klient akceptuje przy rejestracji. Jeżeli jesteś członkiem lub gościem firmy, z pytaniami dotyczącymi tych treści zwróć się do firmy; wnioski, które do nas docierają, przekazujemy jej. W odniesieniu do Twojego własnego konta pozostajemy administratorem.

Jeżeli przetwarzasz w Usłudze dane innych osób, np. nadawców importowanych wiadomości e-mail lub uczestników terminów, odpowiadasz za to samodzielnie.

3. Wywołanie strony internetowej

Przy każdym wywołaniu przetwarzamy techniczne dane dostępowe: adres IP, czas, wywołany adres, identyfikator przeglądarki i status odpowiedzi. Celem są dostarczenie treści, wyszukiwanie błędów i odpieranie ataków (lit. f; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne działanie). Na potrzeby ograniczeń przeciwko nadużyciom przechowujemy adres IP wyłącznie jako hash przez minuty do godzin; raporty Twojej przeglądarki dotyczące naszej polityki bezpieczeństwa (Content Security Policy) protokołujemy w skróconej formie i bez odniesienia do osoby.

Usługa jest hostowana u Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Espelkamp, w centrum danych w Niemczech. Protokoły serwera i aplikacji usuwamy po 30 dniach. Skrypty, czcionki i arkusze stylów dostarczamy samodzielnie; wyjątki opisano w sekcji 5 (ochrona przed botami) i sekcji 12.

4. Pliki cookie i przechowywanie na urządzeniu końcowym

Pliki cookie todomonster_session i remember są bezwzględnie niezbędne do świadczenia żądanej przez Ciebie usługi (§ 25 ust. 2 pkt 2 niemieckiej ustawy TDDDG); zgoda nie jest wymagana, dlatego nie ma banera cookie. W pamięci przeglądarki (localStorage, sessionStorage) zapamiętujemy ustawienia wyświetlania, takie jak szerokości kolumn, ukryte wskazówki i ostatni wybór projektu; wartości te nie opuszczają Twojej przeglądarki. Nie stosujemy plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących, ani fingerprintingu.

Gdy planujesz zadania, zapisujemy strefę czasową używaną do planowania w zadaniu lub regule cykliczności. Ta informacja o strefie czasowej jest uwzględniana w eksporcie Twoich danych. Ustalenie strefy czasowej urządzenia nie wymaga uprawnienia do lokalizacji.

5. Konto, logowanie i bezpieczeństwo

Rejestracja i profil. Do założenia konta potrzebujemy imienia, nazwiska, adresu e-mail i hasła, które przechowujemy wyłącznie jako hash; adres potwierdzasz kodem przesłanym e-mailem. Bez tych danych nie możemy zawrzeć umowy; wszystkie pozostałe dane (komunikat statusu, zdjęcie profilowe, język, ustawienia wyświetlania) są dobrowolne. Podstawą jest umowa o korzystanie (lit. b). Twoje imię i nazwisko, zdjęcie i komunikat statusu są widoczne dla członków Twoich projektów i firm. Niepotwierdzone konta usuwamy po 14 dniach.

Zgody. Dla udokumentowania Twojej akceptacji OWH (AGB) i ADV zapisujemy czas, wersję i adres IP (zaszyfrowany) (lit. f; interes w udokumentowaniu).

Logowanie. Każdą próbę logowania protokołujemy z adresem e-mail, czasem, adresem IP, identyfikatorem przeglądarki i wynikiem, aby wykrywać ataki; po 20 nieudanych próbach w ciągu 15 minut tymczasowo blokujemy logowanie (lit. f). Protokół ten usuwamy po 90 dniach. Administratorzy Usługi widzą czas Twojego ostatniego udanego logowania.

Sprawdzanie hasła. Przy ustawianiu hasła wysyłamy krótki fragment jego wartości hash do usługi „Have I Been Pwned” (api.pwnedpasswords.com) i sprawdzamy odpowiedź lokalnie. Z tego fragmentu nie da się wywieść ani Twojego hasła, ani Twojej tożsamości; samo hasło nigdy nie opuszcza Usługi (lit. f; bezpieczeństwo konta).

Ochrona przed botami. Na stronie rejestracji Twoja przeglądarka ładuje skrypt weryfikacyjny usługi EU-Captcha (Myra Security GmbH). Dostawca ten otrzymuje przy tym Twój adres IP, identyfikator przeglądarki i wynik weryfikacji (lit. f; ochrona przed automatycznymi rejestracjami).

Dostępy dla klientów AI (MCP). Tylko administratorzy Usługi mogą generować tokeny dostępu dla klientów AI; tokeny wygasają po 30 dniach, dostępy protokołujemy z adresem IP. W przypadku innych użytkowników nie odbywa się tam żadne przetwarzanie.

6. Treści: zadania, projekty, komentarze, załączniki, czasy, firmy

Tworzysz projekty, moduły, zadania (tytuł, opis, terminy, status, priorytet), komentarze, przypisania, tagi, załączniki i wpisy czasu; prowadzimy do nich historię zmian i powiadomienia. Podstawą jest umowa o korzystanie (lit. b); do treści firmowych stosuje się sekcja 2. Treści są widoczne wyłącznie dla członków danego projektu lub firmy zgodnie z ich rolą.

Tytuły, opisy, komentarze i dane dostępowe połączonych skrzynek pocztowych i kalendarzy są przechowywane w postaci zaszyfrowanej po stronie serwera (AES-256); Twoje hasło przechowujemy wyłącznie jako hash Argon2id. W normalnym trybie pracy nie uzyskujemy dostępu do treści. Wyjątkami są przywracanie z kosza na Twój wniosek, przy którym administratorzy widzą nazwę użytkownika, adres e-mail, tytuły projektów, modułów i zadań oraz czasy usunięcia, a także diagnostyka błędów; oba są protokołowane.

Usunięte treści pozostają 30 dni w koszu, a następnie są ostatecznie usuwane. Powiadomienia usuwamy po 30 dniach. Własne dane robocze możesz pobrać jako eksport; plik do pobrania jest dostępny przez 24 godziny.

Firmy i zaproszenia. Dla firmy zapisujemy nazwę, właściciela, członków i role oraz protokół czynności zarządczych (kto co zmienił), który przechowujemy przez trzy lata (lit. f; możliwość prześledzenia). Jeżeli otrzymasz e-mailem zaproszenie do projektu lub firmy, Twój adres otrzymaliśmy od osoby zapraszającej (art. 14 RODO); przetwarzamy go wyłącznie na potrzeby zaproszenia (lit. f; interes osoby zapraszającej we współpracy). Zaproszenie wygasa po 7 dniach, rekord usuwamy po 30 dniach. Wiadomość e-mail z zaproszeniem zawiera link do niniejszej polityki.

7. Połączone skrzynki pocztowe e-mail

Możesz połączyć własną skrzynkę pocztową (IMAP/SMTP). Zapisujemy serwer, nazwę użytkownika i hasło (zaszyfrowane) i co pięć minut pobieramy wiadomości: nadawcę, odbiorców, temat, treść i załączniki. Temat i treść są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Filtr antyspamowy uczy się na podstawie Twoich oznaczeń. Podstawą jest umowa o korzystanie (lit. b). Stroną docelową jest wybrany przez Ciebie dostawca poczty e-mail; firmowe skrzynki pocztowe łączy firma, stosuje się do nich sekcja 2.

Nadawcy i odbiorcy tych wiadomości nie otrzymują od nas żadnych informacji; źródłem ich danych (nazwa, adres, treści) jest Twoja skrzynka pocztowa, a odpowiedzialność za to ponosisz Ty bądź Twoja firma.

Usunięte wiadomości usuwamy z kosza po 45 dniach, usuniętą skrzynkę pocztową wraz z danymi dostępowymi po 30 dniach, protokoły pobierania najpóźniej po 7 dniach.

8. Funkcja AI „E-mail w zadanie”

Tylko jeżeli w skrzynce pocztowej wybierzesz „Z AI”, przekazujemy nazwę nadawcy, adres nadawcy, czas odbioru, temat i oczyszczoną treść wybranej wiadomości e-mail (najwyżej 24.000 znaków, bez załączników) do modelu językowego Mittwald AI Hosting (Mittwald CM Service GmbH & Co. KG). Model działa w Niemczech; Mittwald zobowiązał się nie wykorzystywać danych wejściowych do trenowania modeli. W odpowiedzi otrzymujesz propozycję tytułu, opisu i terminu, którą sprawdzasz i zmieniasz; zautomatyzowane podejmowanie decyzji nie ma miejsca.

Podstawą jest w odniesieniu do Twoich danych umowa o korzystanie (lit. b), w odniesieniu do danych nadawcy nasz i Twój prawnie uzasadniony interes w szybkim załatwieniu sprawy (lit. f). Przed pierwszym użyciem informujemy Cię w oknie dialogowym o przekazaniu; przy każdej konwersji możesz wybrać „Bez AI” lub trwale wyłączyć funkcję w swoich ustawieniach.

Przy każdym wywołaniu protokołujemy użytkownika, wiadomość, model, zakres, czas trwania i wynik bez treści (lit. f; rozliczenia i ochrona przed nadużyciami) i usuwamy protokół po 90 dniach.

9. Kalendarz: Google, Microsoft i CalDAV

Google. Możesz połączyć konto Google. Logujesz się bezpośrednio w Google i tam zezwalasz nam na odczyt i zapis Twoich kalendarzy. Zapisujemy tokeny dostępu (zaszyfrowane) i adres konta oraz pobieramy terminy z wybranych kalendarzy: tytuł, opis, miejsce, godziny i uczestników. Terminy, które tworzysz lub zmieniasz w Usłudze, przekazujemy do Google, wraz z nazwiskami i adresami uczestników.

Microsoft. Możesz połączyć prywatne konto Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live). Logujesz się bezpośrednio w Microsoft i tam zezwalasz nam trwale na odczyt i zapis Twoich kalendarzy. Zapisujemy tokeny dostępu (zaszyfrowane) i adres konta oraz pobieramy terminy z wybranych kalendarzy: tytuł, opis, miejsce, godziny, uczestników i załączniki do 5 MiB. Terminy, które tworzysz lub zmieniasz w Usłudze, przekazujemy do Microsoft, wraz z nazwiskami i adresami uczestników; Microsoft może wysyłać im zaproszenia.

CalDAV. Alternatywnie łączysz wybrany przez siebie serwer kalendarza (np. Nextcloud lub Fastmail), podając adres, nazwę użytkownika i hasło (zaszyfrowane); synchronizacja przebiega tak samo.

Podstawą jest umowa o korzystanie (lit. b), ponieważ samodzielnie konfigurujesz połączenie. Google, Microsoft i Twój dostawca CalDAV są samodzielnymi administratorami Twojego wyboru, których łączysz z własnej inicjatywy; Google i Microsoft przetwarzają dane również w USA (sekcja 15). Gdy odczytujemy terminy z Twojego kalendarza, jest on źródłem danych (art. 14 RODO); gdy zapisujemy terminy, dostawca kalendarza jest odbiorcą. Za dane uczestników terminów odpowiadasz Ty. Jeżeli rozłączysz połączenie, usuwamy dane dostępowe i niczego już nie pobieramy; zaimportowane terminy pozostają, dopóki ich nie usuniesz lub dopóki Twoje konto nie zostanie usunięte.

10. Taryfy płatne, faktury, umowy

Jeżeli zamawiasz taryfę płatną, zapisujemy nazwę i adres do faktury, e-mail do faktur, ewentualnie numer VAT i numer rejestru handlowego, umowę, faktury, płatności i mandaty polecenia zapłaty (lit. b). Faktury i dowody księgowe przechowujemy przez dziesięć lat (lit. c; § 147 AO, § 14b UStG). Twój numer VAT weryfikujemy w systemie potwierdzania Komisji Europejskiej (VIES); odpowiedź zaczerniamy po 400 dniach. Przy zamówieniu protokołujemy czas, wersję i adres IP (zaszyfrowany) Twoich zgód i usuwamy adres IP trzy lata po zakończeniu umowy. W firmie właściciel widzi, którzy członkowie są rozliczani. Jeżeli używasz kodu polecającego, zapisujemy powiązanie między kontem polecającym a poleconym na potrzeby noty uznaniowej (lit. b).

Płatności obsługuje Mollie B.V., Amsterdam, Holandia. Mollie otrzymuje imię i nazwisko oraz adres e-mail konta rozliczeniowego, kwotę, tytuł płatności i metodę płatności oraz zwrotnie przekazuje nam status płatności. Mollie jest samodzielnym administratorem; jego polityka prywatności: mollie.com/de/privacy.

11. Wiadomości systemowe i wsparcie

Wysyłamy Ci wiadomości e-mail, których wymaga Usługa: kod potwierdzający, link logowania, zaproszenia, faktury, powiadomienia, potwierdzenia dotyczące umowy i usunięcia (lit. b). Wysyłka odbywa się przez serwer pocztowy Mittwald w Niemczech; protokół wysyłki nie zawiera ani adresu, ani tematu.

Jeżeli piszesz na adres support@todo.monster, przetwarzamy Twój adres i treść w celu obsługi zapytania (lit. b, w pozostałych przypadkach lit. f). Zapytania do wsparcia przechowujemy po ich zamknięciu jeszcze przez 12 miesięcy na wypadek dalszych pytań.

12. Opcjonalne integracje: zgłaszanie błędów i filmy

Zgłaszanie błędów. Po zalogowaniu możesz zgłosić nam błąd. Dopiero gdy uruchomisz zgłoszenie, przekazujemy zrzut ekranu bieżącej strony (może on pokazywać treści innych osób), tytuł i opis, opcjonalnie Twoje dane kontaktowe, adres strony, przeglądarkę, urządzenie, rozmiar ekranu i czas do naszego serwera zgłoszeń u Strato (Niemcy) (lit. f; usuwanie błędów). Okno zgłoszenia ładuje swój skrypt z tego serwera i nie zapisuje żadnych identyfikatorów w Twojej przeglądarce. Zgłoszenia i zrzuty ekranu usuwamy po 90 dniach.

Filmy. Filmy wprowadzające osadzamy przez YouTube dopiero po Twoim kliknięciu (rozwiązanie dwóch kliknięć); wcześniej Twoja przeglądarka nie ma kontaktu z Google. Klikając, wyrażasz zgodę na to, aby Google otrzymał Twój adres IP i dane o korzystaniu z filmu (lit. a; § 25 ust. 1 TDDDG). „Zawsze ładuj” zapisuje tę zgodę na Twoim koncie; możesz ją w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość. Google przetwarza dane również w USA (sekcja 15).

13. Program pilotażowy i onboarding

Jeżeli Twoja firma bierze udział w programie pilotażowym, towarzyszymy wdrożeniu: prowadzimy dla każdej firmy akta z przebiegiem, listami kontrolnymi i protokołem kontaktów, zapraszamy na spotkania na żywo, pytamy o Twoje zadowolenie (ankiety, NPS, teksty swobodne) i zapisujemy Twoje postępy w filmach wprowadzających. Podstawą są umowa pilotażowa (lit. b) i nasz interes w ulepszaniu produktu (lit. f). Jeżeli zainteresowany podaje nam osobę kontaktową, otrzymujemy od niego jej imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu (art. 14 RODO) i używamy ich wyłącznie do zaproszenia.

Okresy: Ankiety tracą odniesienie do osoby po 12 miesiącach; teksty swobodne i akta usuwamy po 24 miesiącach, nagrania spotkań na żywo po 30 dniach, zamknięte zaproszenia pilotażowe po 12 miesiącach. Udzielone informacje o tych danych protokołujemy bez treści przez trzy lata.

14. Odbiorcy

Z naszymi podmiotami przetwarzającymi zawarliśmy umowy zgodnie z art. 28 RODO; pełna lista z adresami znajduje się w Załączniku C do ADV. Organy otrzymują dane tylko wtedy, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani (lit. c).

15. Przekazywanie do państw trzecich

Wszystko, co zlecamy sami (hosting, kopie zapasowe, wysyłka poczty, model AI, zgłaszanie błędów, płatności), odbywa się w UE. Poza UE przetwarzane jest tylko to, co Ty inicjujesz: Jeżeli połączysz konto Google lub Microsoft, Google bądź Microsoft przetwarza Twoje dane kalendarza również w USA; jeżeli załadujesz film z YouTube, Google otrzymuje dane w USA. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, o ile odbiorca posiada tam certyfikację, w przeciwnym razie standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Skrzynkę pocztową lub serwer kalendarza poza UE wybierasz samodzielnie. Fragment hash ze sprawdzania hasła (sekcja 5) trafia do usługi poza UE, ale nie zawiera żadnych danych osobowych.

16. Okres przechowywania

Po usunięciu konta pozostaje rekord bez odniesienia do osoby („Usunięty użytkownik”), ponieważ odwołują się do niego wpisy we wspólnych projektach, faktury i umowy; Twoje wpisy pozostają dostępne dla pozostałych członków bez Twojego nazwiska. Protokoły logowania zachowują do upływu swojego okresu skrócony adres IP bez identyfikatora przeglądarki.

17. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18) i przenoszenia danych (art. 20). Imię i nazwisko, adres i ustawienia zmieniasz w profilu; tam również eksportujesz swoje dane robocze jako plik i samodzielnie usuwasz swoje konto. Zgodę (filmy, sekcja 12) możesz w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość; przetwarzanie do chwili odwołania pozostaje zgodne z prawem. W pozostałych sprawach wystarczy nieformalna wiadomość e-mail na adres support@todo.monster. Jeżeli Twój wniosek dotyczy treści firmy, przekazujemy go firmie (sekcja 2).

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO). Wobec przetwarzania, które opieramy na prawnie uzasadnionym interesie (lit. f), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Nie będziemy wówczas dłużej przetwarzać tych danych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń. Nie prowadzimy marketingu bezpośredniego.

Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO). Organem właściwym dla nas jest Berlińska Pełnomocniczka ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, datenschutz-berlin.de.

18. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie tworzymy profili. Funkcja AI (sekcja 8) dostarcza jedynie propozycje, które sprawdzasz.

19. Zmiany

Dostosowujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się Usługa lub stan prawny. Jeżeli zechcemy przetwarzać dane w celu innym niż tu wskazany, poinformujemy Cię o tym wcześniej. Obowiązuje wersja opublikowana na tej stronie z datą stanu podaną w nagłówku.