De Duitse versie is juridisch bindend.

Privacyverklaring

Stand: 20 oktober 2026. Bindend is uitsluitend de Duitse versie; vertalingen dienen alleen ter verduidelijking.

Deze verklaring vertelt je welke persoonsgegevens wij bij todo.monster (hierna „Dienst”) verwerken, waarvoor, op welke grondslag, wie ze ontvangt en hoe lang wij ze bewaren. „onder a” tot en met „onder f” verwijst naar art. 6 lid 1 AVG.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Coozinha UG (haftungsbeschränkt), Sonnenallee 26, 12047 Berlin, Deutschland, vertegenwoordigd door de directeur (Geschäftsführer) Jan Kube. Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 239912 B. E-mail: support@todo.monster.

Een functionaris voor gegevensbescherming hebben wij niet aangesteld; daartoe zijn wij niet verplicht. Vragen over gegevensbescherming en verzoeken over je rechten richt je aan support@todo.monster.

2. Toepassingsgebied en rollen

Deze verklaring geldt voor de website en de web-app onder todo.monster. De Dienst is bestemd voor ondernemers en niet voor minderjarigen; overeenkomsten sluiten wij alleen met personen vanaf 18 jaar.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor je account, de aanmelding, de beveiliging van de Dienst, de facturering, de support, de systeemmails en het pilotprogramma.

Wij zijn verwerker (art. 28 AVG) voor inhoud die een bedrijfsklant en zijn leden in bedrijfsgedeelten verwerken: projecten, taken, opmerkingen, bijlagen, tijdregistratie, bedrijfspostvakken, bedrijfskalenders en de AI-omzetting uit bedrijfspostvakken. Verwerkingsverantwoordelijke is de bedrijfsklant; grondslag is de verwerkersovereenkomst (ADV), die elke klant bij de registratie aanvaardt. Ben je lid of gast van een bedrijf, wend je dan met vragen over deze inhoud tot het bedrijf; verzoeken die ons bereiken, sturen wij aan het bedrijf door. Voor je eigen account blijven wij verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerk je in de Dienst gegevens van andere personen, zoals afzenders van geïmporteerde e-mails of deelnemers aan afspraken, dan ben je daarvoor zelf verantwoordelijk.

3. Bezoek van de website

Bij elk bezoek verwerken wij technische toegangsgegevens: IP-adres, tijdstip, opgevraagd adres, browseridentificatie en antwoordstatus. Doel zijn uitlevering, foutopsporing en afweer van aanvallen (onder f; ons gerechtvaardigd belang is de veilige werking). Voor beperkingen tegen misbruik bewaren wij het IP-adres alleen als hash gedurende minuten tot uren; meldingen van je browser over ons beveiligingsbeleid (Content Security Policy) loggen wij ingekort en zonder herleidbaarheid tot een persoon.

De Dienst wordt gehost bij Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Espelkamp, in een datacenter in Duitsland. Server- en toepassingslogboeken verwijderen wij na 30 dagen. Scripts, lettertypen en stylesheets leveren wij zelf uit; de uitzonderingen staan in paragraaf 5 (botbescherming) en paragraaf 12.

4. Cookies en opslag op het apparaat

De cookies todomonster_session en remember zijn voor de door jou gewenste Dienst strikt noodzakelijk (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG); toestemming is niet nodig, daarom is er geen cookiebanner. In de browseropslag (localStorage, sessionStorage) onthouden wij weergave-instellingen zoals kolombreedten, verborgen meldingen en de laatste projectkeuze; deze waarden verlaten je browser niet. Wij gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingcookies en geen fingerprinting.

Wanneer je taken plant, slaan wij de tijdzone die voor de planning wordt gebruikt op bij de taak of de herhalingsregel. Deze tijdzonegegevens zijn opgenomen in je gegevensexport. Voor het bepalen van de tijdzone van het apparaat is geen locatietoestemming nodig.

5. Account, aanmelding en beveiliging

Registratie en profiel. Voor een account hebben wij voornaam, achternaam, e-mailadres en een wachtwoord nodig, dat wij alleen als hash opslaan; het adres bevestig je met een code per e-mail. Zonder deze gegevens kunnen wij geen overeenkomst sluiten; alle overige gegevens (statusbericht, profielfoto, taal, weergave-instellingen) zijn vrijwillig. Grondslag is de gebruiksovereenkomst (onder b). Je naam, je foto en je statusbericht zijn zichtbaar voor leden van je projecten en bedrijven. Niet-bevestigde accounts verwijderen wij na 14 dagen.

Instemmingen. Als bewijs dat je de AV en de ADV hebt aanvaard, slaan wij tijdstip, versie en het IP-adres (versleuteld) op (onder f; belang bij het bewijs).

Aanmelding. Elke aanmeldpoging loggen wij met e-mailadres, tijdstip, IP-adres, browseridentificatie en resultaat om aanvallen te herkennen; na 20 mislukte pogingen in 15 minuten blokkeren wij de aanmelding tijdelijk (onder f). Dit logboek verwijderen wij na 90 dagen. Beheerders van de Dienst zien het tijdstip van je laatste succesvolle aanmelding.

Wachtwoordcontrole. Bij het instellen van een wachtwoord sturen wij een kort fragment van de hashwaarde ervan naar de dienst „Have I Been Pwned” (api.pwnedpasswords.com) en controleren wij het antwoord lokaal. Uit dit fragment kan noch je wachtwoord noch je persoon worden afgeleid; het wachtwoord zelf verlaat de Dienst nooit (onder f; accountbeveiliging).

Botbescherming. Op de registratiepagina laadt je browser een controlescript van de dienst EU-Captcha (Myra Security GmbH). Daarbij ontvangt de aanbieder je IP-adres, de browseridentificatie en het controleresultaat (onder f; bescherming tegen geautomatiseerde registraties).

Toegangen voor AI-clients (MCP). Alleen beheerders van de Dienst kunnen toegangstokens voor AI-clients aanmaken; de tokens verlopen na 30 dagen, toegangen loggen wij met IP-adres. Voor andere gebruikers vindt daar geen verwerking plaats.

6. Inhoud: taken, projecten, opmerkingen, bijlagen, tijden, bedrijven

Je maakt projecten, modules, taken (titel, beschrijving, afspraken, status, prioriteit), opmerkingen, toewijzingen, tags, bijlagen en tijdregistraties aan; wij houden daarbij een wijzigingshistorie en meldingen bij. Grondslag is de gebruiksovereenkomst (onder b); voor bedrijfsinhoud geldt paragraaf 2. Inhoud is alleen zichtbaar voor de leden van het betreffende project of bedrijf volgens hun rol.

Titels, beschrijvingen, opmerkingen en toegangsgegevens van gekoppelde postvakken en kalenders liggen aan de serverzijde versleuteld opgeslagen (AES-256); je wachtwoord slaan wij alleen als Argon2id-hash op. In de normale bedrijfsvoering hebben wij geen toegang tot inhoud. Uitzonderingen zijn het herstel uit de prullenbak op jouw verzoek, waarbij beheerders gebruikersnaam, e-mailadres, project-, module- en taaktitels alsmede verwijdertijdstippen zien, en de foutdiagnose; beide worden gelogd.

Verwijderde inhoud blijft 30 dagen in de prullenbak en wordt dan definitief verwijderd. Meldingen verwijderen wij na 30 dagen. Je eigen werkgegevens kun je als export opvragen; de download is 24 uur beschikbaar.

Bedrijven en uitnodigingen. Voor een bedrijf slaan wij naam, eigenaar, leden en rollen op alsmede een logboek van de beheerhandelingen (wie heeft wat gewijzigd), dat wij drie jaar bewaren (onder f; traceerbaarheid). Word je per e-mail in een project of een bedrijf uitgenodigd, dan hebben wij je adres van de uitnodigende persoon ontvangen (art. 14 AVG); wij verwerken het alleen voor de uitnodiging (onder f; belang van de uitnodigende persoon bij de samenwerking). De uitnodiging verloopt na 7 dagen, het record verwijderen wij na 30 dagen. De uitnodigingsmail verwijst naar deze verklaring.

7. Gekoppelde e-mailpostvakken

Je kunt een eigen postvak (IMAP/SMTP) koppelen. Wij slaan server, gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld) op en halen elke vijf minuten berichten op: afzender, ontvanger, onderwerp, tekst en bijlagen. Onderwerp en tekst liggen versleuteld opgeslagen. Een spamfilter leert van je markeringen. Grondslag is de gebruiksovereenkomst (onder b). Tegenpartij is de e-mailaanbieder die jij hebt gekozen; bedrijfspostvakken koppelt het bedrijf, daarvoor geldt paragraaf 2.

Afzenders en ontvangers van deze berichten vernemen niets van ons; bron van hun gegevens (naam, adres, inhoud) is je postvak, en verantwoordelijk daarvoor ben jij respectievelijk je bedrijf.

Verwijderde berichten verwijderen wij na 45 dagen uit de prullenbak, een verwijderd postvak inclusief toegangsgegevens na 30 dagen, ophaallogboeken na uiterlijk 7 dagen.

8. AI-functie „E-mail naar taak”

Alleen als je in het postvak „Met AI” kiest, dragen wij afzendernaam, afzenderadres, ontvangsttijdstip, onderwerp en de opgeschoonde tekst van de gekozen e-mail (ten hoogste 24.000 tekens, geen bijlagen) over aan een taalmodel van Mittwald AI Hosting (Mittwald CM Service GmbH & Co. KG). Het model draait in Duitsland; Mittwald heeft toegezegd de invoer niet voor het trainen van modellen te gebruiken. Terug komt een voorstel voor titel, beschrijving en afspraak, dat je controleert en wijzigt; er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Grondslag is voor jouw gegevens de gebruiksovereenkomst (onder b), voor de gegevens van de afzender ons en jouw gerechtvaardigd belang bij een snelle afhandeling (onder f). Vóór het eerste gebruik wijzen wij je in het dialoogvenster op de overdracht; je kunt per omzetting „Zonder AI” kiezen of de functie in je instellingen permanent uitschakelen.

Per aanroep loggen wij gebruiker, bericht, model, omvang, duur en resultaat zonder inhoud (onder f; facturering en bescherming tegen misbruik) en verwijderen wij het logboek na 90 dagen.

9. Kalenders: Google, Microsoft en CalDAV

Google. Je kunt een Google-account koppelen. Je meldt je rechtstreeks bij Google aan en geeft ons daar toestemming om je kalenders te lezen en te schrijven. Wij slaan de toegangstokens (versleuteld) en het adres van het account op en halen uit de gekozen kalenders afspraken op: titel, beschrijving, locatie, tijden en deelnemers. Afspraken die je in de Dienst aanmaakt of wijzigt, dragen wij over aan Google, inclusief namen en adressen van de deelnemers.

Microsoft. Je kunt een particulier Microsoft-account (Outlook.com, Hotmail, Live) koppelen. Je meldt je rechtstreeks bij Microsoft aan en geeft ons daar permanent toestemming om je kalenders te lezen en te schrijven. Wij slaan de toegangstokens (versleuteld) en het adres van het account op en halen uit de gekozen kalenders afspraken op: titel, beschrijving, locatie, tijden, deelnemers en bijlagen tot 5 MiB. Afspraken die je in de Dienst aanmaakt of wijzigt, dragen wij over aan Microsoft, inclusief namen en adressen van de deelnemers; Microsoft kan hun uitnodigingen sturen.

CalDAV. Als alternatief koppel je een kalenderserver naar keuze (zoals Nextcloud of Fastmail) met adres, gebruikersnaam en wachtwoord (versleuteld); de synchronisatie verloopt op dezelfde manier.

Grondslag is de gebruiksovereenkomst (onder b), omdat je de koppeling zelf instelt. Google, Microsoft en je CalDAV-aanbieder zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken van jouw keuze, die je op eigen initiatief koppelt; Google en Microsoft verwerken ook in de VS (paragraaf 15). Lezen wij afspraken uit je kalender, dan is die de bron van de gegevens (art. 14 AVG); schrijven wij afspraken, dan is de kalenderaanbieder ontvanger. Voor gegevens van deelnemers aan afspraken ben jij verantwoordelijk. Verbreek je de koppeling, dan verwijderen wij de toegangsgegevens en halen wij niets meer op; geïmporteerde afspraken blijven totdat je ze verwijdert of je account wordt verwijderd.

10. Betaalde tarieven, facturen, overeenkomsten

Boek je een betaald tarief, dan slaan wij factuurnaam en -adres, factuur-e-mailadres, eventueel btw-identificatienummer en handelsregisternummer, de overeenkomst, facturen, betalingen en incassomachtigingen op (onder b). Facturen en boekingsbewijzen bewaren wij tien jaar (onder c; § 147 AO, § 14b UStG). Je btw-identificatienummer controleren wij via het bevestigingssysteem van de Europese Commissie (VIES); het antwoord maken wij na 400 dagen onleesbaar. Bij de boeking loggen wij tijdstip, versie en IP-adres (versleuteld) van je instemmingen en verwijderen wij het IP-adres drie jaar na het einde van de overeenkomst. In een bedrijf ziet de eigenaar welke leden worden gefactureerd. Gebruik je een aanbrengcode, dan slaan wij de koppeling tussen het aanbrengende en het aangebrachte account op voor de creditering (onder b).

Betalingen worden afgewikkeld door Mollie B.V., Amsterdam, Nederland. Mollie ontvangt naam en e-mailadres van het factureringsaccount, bedrag, betalingskenmerk en betaalmethode en meldt ons de betaalstatus terug. Mollie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; zijn privacyverklaring: mollie.com/de/privacy.

11. Systeemmails en support

Wij sturen je e-mails die de Dienst nodig heeft: bevestigingscode, aanmeldlink, uitnodigingen, facturen, meldingen, bevestigingen over overeenkomst en verwijdering (onder b). De verzending loopt via de mailserver van Mittwald in Duitsland; het verzendlogboek bevat noch adres noch onderwerp.

Schrijf je aan support@todo.monster, dan verwerken wij je adres en de inhoud voor de afhandeling van het verzoek (onder b, anders onder f). Supportverzoeken bewaren wij na afronding nog 12 maanden voor eventuele vervolgvragen.

12. Optionele integraties: foutmelder en video's

Foutmelder. Aangemeld kun je ons een fout melden. Pas wanneer je de melding verstuurt, dragen wij een schermafbeelding van de huidige pagina (die inhoud van andere personen kan tonen), titel en beschrijving, optioneel je contactgegeven, pagina-adres, browser, apparaat, schermgrootte en tijdstip over aan onze meldserver bij Strato (Duitsland) (onder f; foutherstel). Het meldvenster laadt zijn script van deze server en plaatst geen identificatoren in je browser. Meldingen en schermafbeeldingen verwijderen wij na 90 dagen.

Video's. Introductievideo's binden wij via YouTube pas na je klik in (tweeklikoplossing); daarvóór heeft je browser geen contact met Google. Met de klik stem je ermee in dat Google je IP-adres en gebruiksgegevens van de video ontvangt (onder a; § 25 lid 1 TDDDG). „Altijd laden” slaat deze toestemming in je account op; je kunt haar te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Google verwerkt ook in de VS (paragraaf 15).

13. Pilotprogramma en onboarding

Neemt je bedrijf deel aan het pilotprogramma, dan begeleiden wij de invoering: wij houden per bedrijf een dossier bij met verloop, checklists en contactlogboek, nodigen uit voor live-sessies, vragen naar je tevredenheid (enquêtes, NPS, vrije teksten) en slaan je voortgang bij de introductievideo's op. Grondslag zijn de pilotovereenkomst (onder b) en ons belang om het product te verbeteren (onder f). Noemt een geïnteresseerde ons een contactpersoon, dan ontvangen wij diens naam, e-mailadres en telefoonnummer van hem (art. 14 AVG) en gebruiken wij ze alleen voor de uitnodiging.

Termijnen: enquêtes verliezen hun herleidbaarheid tot een persoon na 12 maanden; vrije teksten en dossiers verwijderen wij na 24 maanden, opnamen van live-sessies na 30 dagen, afgesloten pilotuitnodigingen na 12 maanden. Verstrekte informatie over deze gegevens loggen wij zonder inhoud gedurende drie jaar.

14. Ontvangers

Met onze verwerkers bestaan overeenkomsten volgens art. 28 AVG; de volledige lijst met adressen staat in Bijlage C van de ADV. Autoriteiten ontvangen alleen gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (onder c).

15. Doorgifte naar derde landen

Alles wat wij zelf in opdracht geven (hosting, back-up, mailverzending, AI-model, foutmelder, betaling), loopt in de EU. Buiten de EU wordt alleen verwerkt wat jij in gang zet: koppel je een Google- of Microsoft-account, dan verwerkt Google respectievelijk Microsoft je kalendergegevens ook in de VS; laad je een YouTube-video, dan ontvangt Google gegevens in de VS. Grondslag is het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-US Data Privacy Framework, voor zover de ontvanger daar gecertificeerd is, anders zijn het standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een postvak of een kalenderserver buiten de EU kies je zelf. Het hashfragment van de wachtwoordcontrole (paragraaf 5) gaat naar een dienst buiten de EU, maar bevat geen persoonsgegevens.

16. Bewaartermijn

Na de verwijdering van het account blijft een record zonder herleidbaarheid tot een persoon („Verwijderde gebruiker”) bestaan, omdat bijdragen in gemeenschappelijke projecten, facturen en overeenkomsten daarnaar verwijzen; je bijdragen blijven voor de andere leden zonder je naam behouden. Aanmeldlogboeken behouden tot het verstrijken van hun termijn een ingekort IP-adres zonder browseridentificatie.

17. Je rechten

Je hebt recht op inzage (art. 15 AVG), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en overdraagbaarheid van gegevens (art. 20). Naam, adres en instellingen wijzig je in je profiel; je werkgegevens exporteer je daar als bestand; je account verwijder je daar zelf. Een toestemming (video's, paragraaf 12) kun je te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken; de verwerking tot aan de intrekking blijft rechtmatig. Voor al het overige volstaat een informele e-mail aan support@todo.monster. Betreft je verzoek inhoud van een bedrijf, dan sturen wij het door naar het bedrijf (paragraaf 2).

Recht van bezwaar (art. 21 AVG). Je kunt tegen een verwerking die wij op een gerechtvaardigd belang baseren (onder f), te allen tijde bezwaar maken om redenen die verband houden met je specifieke situatie. Wij verwerken de gegevens dan niet meer, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan je belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Aan directmarketing doen wij niet.

Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). Voor ons is bevoegd de Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (de Berlijnse toezichthouder voor gegevensbescherming en informatievrijheid), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, datenschutz-berlin.de.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking berusten, en stellen geen profielen op. De AI-functie (paragraaf 8) levert alleen voorstellen die jij controleert.

19. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer de Dienst of de rechtstoestand verandert. Willen wij gegevens voor een ander dan het hier genoemde doel verwerken, dan informeren wij je vooraf. Van toepassing is de op deze pagina gepubliceerde versie met de stand in de kop.